Estudo sobre Gestão Documental no universo empresarial português

O Grupo de Informação Documental (GID) da APDSI, coordenado pelo Eng.º Rafael António e pela Dr.ª Luísa Proença, está a realizar um estudo sobre a utilização da Gestão Documental no universo empresarial português.

De forma a obter e considerar as diferentes perceções dos colaboradores de uma mesma entidade, agradecemos o preenchimento individual do inquérito, que permitirá assim a expressão da sua visão da realidade organizacional em que está inserido. Os dados recolhidos são confidenciais e serão tratados em conjunto e não individualmente.

Solicitamos a sua colaboração através do preenchimento do inquérito disponível aqui.

Inquérito do GID à Gestão Documental em Portugal

O Grupo de Informação Documental (GID) da APDSI está a fazer um levantamento sobre a utilização da Gestão Documental no universo empresarial português.

A sua resposta é importante para percebermos como está a ser feita a gestão documental e a manutenção/pesquisa de documentos quer em formato digital, quer em papel.

A automatização dos processos no seio das organizações permite melhorias significativas, quer na agilização e poupança de tempo em processos internos, quer na relação com os clientes, pelo que a é importante para o GID perceber como se comportam as instituições portuguesas nesta área.

Na conferência desta quarta-feira, dia 29, vai estar disponível o código QR em vários locais para que os participantes possam preencher o questionário diretamente e online mas também vai haver alguns inquéritos em suporte papel para que possam contribuir para a pesquisa que o GID pretende fazer. As respostas são confidenciais, tratadas em conjunto e os resultados serão oportunamente divulgados pela APDSI.

Agradecemos, desde já, a sua colaboração na resposta ao inquérito que está disponível aqui.

"A Gestão Documental na perspectiva do MoReq2010" disponível em versão digital

Rafael António, autor do livro "A Gestão Documental na perspectiva do MoReq2010", disponibilizou a versão digital da publicação que lançou em outubro de 2012 na conferência da APDSI intitulada "Gestão Documental na Administração Pública".

O livro parte do conceito de Gestão Documental, que mereceu ao longo do tempo várias abordagens, para se centrar na perspetiva resultante da publicação dos Requisitos Modelares para o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, denominado Moreq2010, que constitui a versão mais atual do conjunto de publicações MoReq do DML Fórum, e o possível impacto que poderão vir a ter em Portugal.

A organização e classificação de documentos, através do Serviço de Registo de Documentos, e a facilidade de migração entre diferentes plataformas, respeitando a conformidade explicitada no Serviço de Exportação, são as principais preocupações que o autor reflete no livro que pode descarregar gratuitamente aqui.

Como principal conclusão surge a importância da adoção de uma nova arquitetura que implica o ajuste dos atuais modelos de organização de arquivos ao impacto das novas plataformas digitais.

Conferência “Gestão Documental e Governança da Informação - o debate necessário”

A APDSI está preocupada com a qualidade dos sistemas de gestão documental na Administração Pública, uma área que se tem revelado de grande interesse na indústria TIC, com um crescimento anual sempre na ordem dos dois dígitos. Os sistemas de gestão documental são a questão central quando se fala de desmaterialização de processos em todas as organizações mas principalmente na administração pública enquanto sector capaz de gerar aplicações práticas de grande escala.

A memória das organizações, espelhada nos documentos de arquivo, é pois um valor essencial que nos permite compreender os fatos do passado que sustentam as melhores decisões no futuro.

Transparência da informação e questões como a interoperabilidade e a desmaterialização são os pontos-chave do estudo que a APDSI vai apresentar no próximo dia 11 de novembro, entre as 09h00 e as 17h30, no Auditório da Torre do Tombo, em Lisboa.

A conferência, organizada pelo Eng.º Rafael António e Dr.ª Luísa Proença, Coordenadores do Grupo de Trabalho de Informação Documental (GID) da APDSI, vai focar-se na apresentação do estudo "Gestão Documental", no relatório sobre o Quadrante Mágico do Enterprise Content Management (ECM) - atualizado anualmente pela Gartner, na apresentação por parte de empresas de referência de produtos e serviços existentes em Portugal nesta área, bem como num debate final sobre tendências e desafios futuros.

A necessidade de criação de uma cultura e de uma prática generalizada decorrente do valor da informação não estruturada, alarga as preocupações com a gestão documental e aumenta o interesse tanto de utilizadores como de fornecedores deste tipo de tecnologias mobilizando todos para um trabalho continuado num contexto associativo.

A participação na conferência é gratuita. Todas as inscrições estão sujeitas a inscrição prévia aqui e ficarão condicionadas à disponibilidade de lugares do auditório. Em breve divulgaremos o programa.

Ciclo de vida dos documentos é preocupação fundamental para a APDSI

A APDSI realizou ontem a conferência "Gestão Documental na Administração Pública" que juntou na Torre do Tombo, em Lisboa, vários oradores com créditos dados na área da informação e gestão documental na Administração Pública que concluíram que o ciclo de vida dos documentos é, hoje em dia, uma preocupação fundamental.No atual contexto económico de Portugal, a redução de custos foi o ponto de partida para a discussão e a questão dominante na apresentação de Luís Vidigal, da Direção da APDSI, que questionou a boa aplicabilidade dos investimentos já feitos na área da gestão documental na Administração Pública. "É preciso repensar as organizações para tirar partido das ferramentas", advogou.

Estando os conteúdos da sociedade em geral cada vez mais complexos, Luís Vidigal alerta para a necessidade do Estado saber escolher os produtos que melhor obedecem às normas mais relevantes na matéria da gestão documental da administração pública para que "se preservem os nossos ativos e se evolua na tecnologia sabendo que processos e dados estão protegidos".

Enquanto alertou para o facto de muitos documentos de bibliotecas e arquivos se estarem a perder, Luís Vidigal notou ainda que está a verificar-se uma politização excessiva dos ministérios que estão a ser absorvidos por aquilo que é o próprio Governo. "Porque não criar uma identidade que permaneça para além de uma legislatura?", desafiou este membro da Direção da APDSI, concluindo que "é preciso distinguir custo de investimentos e a gestão documental é uma área urgente. Vamos ter que fazer mais com menos, ou seja com menos tempo e menos custo, aumentar a qualidade e remover as arbitrariedades".

Maria João Marques, Gestora de Projeto na AMA - Agência para a Modernização Administrativa, apresentou as várias medidas em curso com vista a uma melhor gestão documental. Na origem da criação de um grupo de trabalho nesta área está a proliferação de plataformas e soluções díspares que foram trazendo dificuldades na integração de informação entre si. O grupo de trabalho da AMA tem por objetivo uma orientação e redução de custos nas TIC, tendo como finalidade um estímulo ao crescimento económico através de uma reorganização das tarefas.

A resposta da DGLAB - Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, assenta na metainformação para a interoperabilidade. "A ideia é que para a informação poder ser utilizada e reutilizada tem de haver interoperabilidade técnica e semântica", ressalvou Pedro Penteado, Diretor de Projeto de Desenvolvimento da Macroestrutura Funcional. Para tal, 34 entidades aderiram voluntariamente ao programa PAEIS - Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica e aceitaram o compromisso de adotarem instrumentos comuns de interoperabilidade.

A segunda metade da conferência foi reservada à apresentação de casos de sucesso na área da desmaterialização de processos e gestão documentação na Administração Pública. Um deles foi trazido pela EPAP - Entidade de Serviços Partilhados na Administração Pública. Gonçalo Caseiro, Vogal do Conselho Diretivo da ESPAP, destacou as iniciativas levadas a cabo pelo Ministério das Finanças na área da gestão documental. "Entre reformas, desafios e iniciativas aqui temos boa gestão pública que deu resultados", afirmou.

Foi, ainda, a presentado o caso da Polícia Judiciária (onde apenas falta criar interoperabilidade com o Ministério Público) e do Sistema de Gestão Documental do Exército.

A conferência terminou com a apresentação do livro "Gestão Documental na Perspetiva do MoReq 2010" da autoria de Rafael António.

Conferência: Gestão Documental na Administração Pública

A APDSI prepara-se para organizar uma conferência sobre "Gestão Documental na Administração Pública" no dia 6 de dezembro, na Torre do Tombo, Alameda da Universidade, em Lisboa.

A Administração Pública é, sem dúvida, o sistema de qualquer país que está mais associado aos recursos de informação e que exige maior rigor e competência na sua gestão. A sua atividade decorre entre formulários, cadastros, processos e regras de negócio, cadeias de decisão, representações simbólicas de pessoas, empresas, território, veículos, etc., que constituem um fluxo perpétuo de recursos vitais ao funcionamento e à sobrevivência das suas instituições.

A gestão documental na Administração Pública é uma das formas de responder aos desafios colocados com a necessidade de aceleração e transparência dos processos decisórios, seja qual for o seu meio (papel, suporte eletrónico, registo sonoro, visual ou audiovisual), mas só através de uma gestão do seu ciclo de vida se conseguirá manter a necessária autenticidade, fidedignidade e integridade. Uma gestão cuja implementação a APDSI considera imprescindível.

Estas serão algumas das preocupações plasmadas nesta conferência da APDSI, que vai decorrer sob coordenação do Eng.º Rafael António. Inscreva-se, gratuitamente, enviando os seus dados pessoais para secretariado@apdsi.pt.

Veja o programa na sítio na web da APDSI.

A Relação entre o Mundo Analógico e o Mundo Digital - O caso da G estão Documental

5 minutos à volta de um slide para explicar como é importante acreditar na desmaterialização dos processos e como o mundo digital pode ser mais verdadeiro que o mundo analógico