APDSI apresenta estudo sobre Gestão Documental

A APDSI realizou ontem a “Conferência Gestão Documental e Governança da Informação - O Debate necessário” que coincidiu com a apresentação do estudo “Gestão Documental na Governança da Informação” da autoria do Grupo de Informação Documental (GID) da APDSI.

A conferência juntou quase três centenas de participantes na Torre do Tombo, em Lisboa, cumprindo com o objetivo principal da Associação que pretende colocar na agenda dos decisores da administração pública e da generalidade das empresas nacionais a importância da gestão nos recursos documentais.

Com o aumento da informação não estruturada no seio das organizações e com o recurso cada vez mais recorrente à cloud, a APDSI está preocupada com a manutenção da informação que circula atualmente, quer em papel, quer em suporte eletrónico. Mas para que a desmaterialização de documentos e processos seja feita e assegurada com segurança, a Associação alerta para o cumprimento do MoReq 2010, um “Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrónicos” que, nesta sua mais recente versão de requisitos modulares para gestão documental, pretende garantir que apenas os serviços essenciais sejam capazes de satisfazer os requisitos de qualquer organização, sendo os requisitos específicos de cada uma das organizações incorporados em módulos separados.

O caderno normativo para a gestão documental é da autoria de Jon Garde, vice-presidente do DLM Fórum, que, na conferência da APDSI, começou por lembrar que devemos aceitar que não podemos guardar toda a informação. Devemos sim, em vez disso, saber escolher o que pode ser deitado fora e o que deve ser preservado. «Não podemos resolver estes problemas individualmente mas sim juntos. Os documentos devem poder migrar de sistema em sistema se tivermos a intenção de os preservar por 100 anos», afirmou Jon Garde.

Mantendo intactas as características originais de um determinado registo, como a autenticidade, confiabilidade, integridade e usabilidade, o  responsável pela Fundação “Document Lifecycle Management” defende que é preciso avançar em relação ao muito popular pdf e preservar os documentos em html e java, por exemplo: «Os registos têm de se juntar numa espécie de “atomic record”, algo que crie um documento único com registos em metadata e permita refazer a história desse documento que estará sempre a crescer». A primeira versão do MoReq data de 2001 e neste momento já se caminha para a versão 2015 «com novos módulos, plug ins, extensões, novos serviços e maior integração». A implementação open source é, segundo Jon Garde, um dos objetivos a alcançar.

Rafael António, coordenador do GID da APDSI, introduziu o estudo com um apelo no sentido de que «a tecnologia não pode mais ser considerada isoladamente, tem que ter a componente processual, organizacional e social. Os sistemas têm que passar de gestão documental para preservação digital. É preciso articular as duas gestões de forma harmoniosa».

Segundo explicou o coordenador do grupo de trabalho, na origem da elaboração do estudo esteve precisamente o fato de haver interpretações diferentes sobre o que é gestão documental, gerando a necessidade da criação de um léxico comum. «Não é um trabalho científico; o estudo tem em vista aprender com as boas práticas, por isso qualquer um pode participar e contribuir para o seu enriquecimento futuro», apresentou Rafael António. O estudo, distribuído aos presentes na conferência e disponível em versão digital no sítio na web da APDSI, está agrupado em três partes: gestão documental, gestão por processos de negócio e preservação digital de documentos.

Houve também a preocupação de perceber se a lei obriga a ter esse cuidado especial com os documentos. Nesse sentido, Paulo Ferreira, também do GID, apresentou o levantamento que foi feito sobre a legislação criada nos últimos 20 anos para a gestão documental. Para o GID o quadro legal existente carece de uma nova forma de olhar para os documentos enquanto ativos fundamentais da Sociedade da Informação. Para isso, o grupo sugere a designação de uma entidade com poderes sancionatórios: «Enquanto as pessoas não perceberem que não podem deitar fora documentos com três anos ou menos de idade, enquanto não mudarmos esta maneira de olhar para a documentação, vamos sempre ultrapassar os limites. É preciso perceber que o documento é o resultado de um processo de criação».

António Monteiro, outro membro do GID que contribuiu para o estudo, referiu-se à gestão por processos de negócio (BPM) englobada nas suas seis dimensões: a estratégia, a governação, os métodos, as tecnologias, as pessoas e a cultura, para identificar, desenhar, executar, monitorizar, avaliar e otimizar os processos de negócio para atingir resultados consistentes e alinhados com objetivos da organização. Para António Monteiro, o arquivo de preservação digital vai estar sempre presente em qualquer fase de qualquer processo de compra. A integração técnica e semântica é, no entender deste membro do GID, «fundamental para se otimizar o processo de integração dos dados entre os vários sistemas. Atualmente são necessárias várias intervenções de várias áreas e esses vários processos implicam três ou quatro logins em três ou quatro sistemas diferentes quando na prática só estamos envolvidos num único processo».

Estas “burocracias informáticas” podem ter origem no próprio enquadramento organizacional como defende Beatriz Guimarães, do GID, que considera que «a gestão documental parte de uma visão empresarial do que é um projeto. Com a cada vez maior necessidade de gerir grandes quantidades de informação, a falta de gestão documental origina problemas de perda de informação e aumenta a dificuldade de acesso». O contexto português está, de acordo com a apresentação de Beatriz Guimarães, desadequado das necessidades reais do sistema: «Noto que há falta de reconhecimento da importância desta área para os gestores e falta de recursos humanos com formação. É urgente garantir a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos e não apenas na fase ativa do documento, ou seja, daquilo de que estamos a precisar neste momento». Para que esta realidade se possa inverter, os gestores das organizações têm de estar mais sensíveis a este assunto: «A gestão documental tem muito a ver com as pessoas que têm que perceber o que vão ganhar com isto. Por vezes esta é a parte mais difícil, o conseguir fazê-las ver que podem cruzar informação e em que medida isso vai facilitar o trabalho no dia-a-dia», conclui Beatriz Guimarães.

Hugo Sousa Nunes, o outro elemento do GID que contribuiu para o estudo, está preocupado com aquilo que está a ser feito atualmente em termos de preservação documental que «pode não ser suficiente. Hoje em dia é fácil produzir e chegar à informação. A Era em que estamos permite-nos chegar em segundos a informação que há uns anos nos levaria dias a obter. Isto só é possível porque a informação existe mas os novos ambientes digitais são propícios a que subsista sempre um risco óbvio: o buraco negro do séc. XX na recolha digital do conhecimento». Selecionar quem tem acesso à informação, pode ser, segundo o ponto de vista manifestado por Hugo Sousa Nunes, o primeiro passo rumo à preservação da informação.

Ainda na parte inicial da conferência ficou a assunção do compromisso, por parte da Agência para a Modernização Administrativa (AMA), de aprofundar o trabalho já iniciado com a DGLAB - Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas no âmbito da iniciativa Europa 2020. Para Paulo Neves, da AMA, só se consegue desmaterialização e interoperabilidade «quando não se pensar apenas nos documentos mas sim nos processos de trabalho».

Francisco Barbedo, da DGLAB, reconhece que a questão da gestão documental, «não sendo um problema eminente, foi sendo adiado mas agora começa a afetar fortemente as organizações». Francisco Barbedo insiste numa alteração dos mecanismos de trabalho diário reconhecendo que esta é uma medida que «carece de persistência».

Luís Vidigal, da Direção da APDSI, falou sobre o Enterprise Content Management (ECM) que, segundo o modelo AIIM - Association for Information and Image Management, é constituído por estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais. Luís Vidigal diz que ao seguirmos este modelo «passamos a ter poder sobre os fluxos de informação e a capacidade de torná-los mais transparentes».

Já segundo o modelo da Gartner, o ECM é utilizado para criar, armazenar, distribuir, pesquisar, arquivar e gerir o conteúdo não estruturado (como documentos digitalizados, emails, relatórios, imagens médicas e documentos de office) e, finalmente, analisar a utilização para permitir que as organizações forneçam conteúdos relevantes aos utilizadores onde e quando eles precisem. «Estamos sempre conectados e constantemente a criar documentos e devíamos estar a acautelar a preservação de tudo isto. A Internet das coisas são precisamente documentos que passam a ter vida própria. Isto já está a acontecer», refere Luís Vidigal.

No campo dos casos de implementação, Ricardo Riquito, da AIRC, reforçou a mensagem transmitida durante boa parte da conferência da necessidade de mudanças «estruturais e de regulação a fim de se obter maior rigor, eficiência e sustentabilidade».

Fernando Bernabé, da Glintt, partiu do caso concreto de um dos seus clientes para mostrar como é possível «orquestrar o processo de negócio através da reutilização da informação já pedida uma vez ao cliente».

Para Joana Barroso, da Quidgest, resolver a desorganização de arquivos físicos ou digitais, passa pela «implementação de uma gestão documental de sucesso que deve começar pelo diagnóstico e análise de necessidades, análise do contexto da organização através de entrevistas e caracterização da documentação. Temos que perceber quais as rotinas dos circuitos documentais e só depois implementar um novo processo de gestão documental acompanhado da elaboração de um manual de procedimentos».

Nuno Serra, da Unisys, mostrou como a empresa encontrou iniciativas transversais para várias organizações em simultâneo, através da ferramenta “Fabasoft”, «a única no mercado com certificação MoReq», explicou.

João Brito diz que na VILT os utilizadores finais estão envolvidos no desenho da solução. «Se as pessoas fizerem parte da solução, a solução é também um pouco delas», alertou João Brito que também se referiu à segurança dos documentos mesmo quando são transportados para fora da organização.

A última parte da conferência da APDSI foi reservada ao debate, moderado por Ana Neves, no qual cada um dos representantes das empresas respondeu a problemas concretos apresentados previamente por alguns dos membros do público. A conferência e apresentação do estudo decorreram no Auditório da Torre do Tombo, Lisboa, a que a APDSI chama de “casa dos arquivos”.

APDSI apresenta condolências pelo falecimento de Artur Castro Neves - Um visionário na Sociedade da Informação

A APDSI - Associação para a Promoção e Desenvolvimento da Sociedade da Informação expressa as mais sinceras e sentidas condolências pelo falecimento do Dr. Artur Castro Neves.

Tendo sido sócio e colaborador ativo desta Associação desde o seu ínicio, a APDSI apresenta o reconhecimento pela sua contribuição para a Sociedade da Informação em Portugal, para além da amizade pelo Dr. Artur Castro Neves.

Fica na memória de todos nós o caráter visionário e disruptivo do Dr. Artur Castro Neves, em torno da temática dos novos media e em todos os momentos de reflexão em que frequentemente esteve envolvido na APDSI. Obrigado Artur!

Nesta hora de profundo pesar a Direção da APDSI endereça sentidas condolências à sua família e amigos.

Apresentação do livro "Comunicação 2.0: Como o Poder da Web Influencia Decisões e Desafia Modelos de Negócio"

David José Monteiro vai lançar o seu primeiro livro intitulado "Comunicação 2.0: Como o Poder da Web Influencia Decisões e Desafia Modelos de Negócio", editado pela ACTUAL, com a chancela do Grupo Almedina.

«Este é o resultado do meu mais recente trabalho e a minha primeira obra editada em nome próprio sobre um tema que me é particularmente querido, para o qual convidei dois colegas com uma visão e experiência profissional sobre o tema que muito admiro, Filipe Almeida e João Campos», descreve David José Monteiro à APDSI. 

A obra conta com prefácio de Francisco Pinto Balsemão.

O livro será apresentado por Francisco Rui Cádima, Professor Catedrático da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa (FCSH/NOVA) e por Manuel Meirinho, Presidente do Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas da Universidade de Lisboa (ISCSP/Ulisboa).

A cerimónia de lançamento decorre no próximo dia 20 de novembro, às 18h30, na FNAC do Colombo, em Lisboa.

O Acesso Desigual à Tecnologia

Leia mais através do blogue Em Cada Rosto Igualdade, em «A PASSIVIDADE FEMININA PERANTE OS ECRÃS TEM DE ACABAR, PORQUE AS MULHERES NÃO SE PODEM ALHEAR DO MUNDO EM QUE QUEREM VIVER» | Delphine Gardey.

Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas em Novembro

A eSPap realiza no próximo dia 26, no Centro de Congressos de Lisboa, a Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas.

Este evento, onde vão estar em debate as melhores práticas nacionais e internacionais nos domínios dos Serviços Partilhados, vai contar com a presença de vários especialistas na área que vão apresentar projetos em curso relevantes nas áreas das compras públicas, finanças públicas, recursos humanos e tecnologias de informação no setor público português.

A Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas tem como objetivos dar a conhecer a eSPap e a sua estratégica de atuação, divulgar os Serviços Partilhados prestados pela eSPap na Administração Pública portuguesa, divulgar o PESPAP - Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública e promover as melhores práticas em Serviços Partilhados e Compras Públicas para o setor do estado.

As inscrições já estão abertas e podem ser feitas aqui.

O que se debate por esse mundo ...

Na próxima terça feira começa em Nova Iorque a conferência registada na imagem. Trago-a para este blogue porque me apetece partilhar a diversidade do programa como se pode conferir aqui. Ilustrando, numa mesma ocasião:

 

 Welcome to the Future: Technology and the Sustainability Challenge 
This dynamic 90-minute session will provide participants the opportunity to see and discuss emerging technologies that will dramatically affect and even transform our everyday lives over the next 10 to 20 years. Collaborating with a leading futurist and sustainability thinker, the group will identify and consider the sustainability opportunities and risks presented by these new technologies. Participants will come away from the session with a better understanding of some of these fascinating technologies and their sustainability implications, as well as a stronger sense of how to proactively apply sustainability thinking to your own industry’s technological advances.

 Can Voluntary Frameworks Ensure Companies Respect Human Rights? Three years after the release of the UN Guiding Principles on Business and Human Rights, many companies have made significant strides in their commitment to respect human rights, while others have yet to publically embrace the UN’s guidance. As a result, some stakeholders have called for stricter, binding requirements that would require companies to conduct human rights due diligence. And yet, other stakeholders point to the tremendous impact the Guiding Principles have had to date. They argue that the solution isn’t binding requirements, but rather greater focus and effort on using them as a tool to raise the bar on human rights for all companies. This one-hour debate-style session will delve into the question of whether the Guiding Principles are meeting their objectives or whether binding requirements would spur progress.

Big Data: Friend or Foe?  The amount of information we save, store, and share digitally is growing at a rapid pace. This big data and the sophisticated analytics it enables give us the power to address sustainability challenges in smarter, more informed, and more effective ways. But big data can be costly from an energy and materials use perspective, and raises important questions about privacy, security, and freedom of expression. This one-hour conversation will explore how big data is used by companies and civil society to change behavior and address sustainability challenges as well as what happens if data gets in the wrong hands. How can companies and civil society use it to change behavior and address sustainability challenges? What happens if data gets into the wrong hands? What types of assumptions are made about individuals without their knowing? What special responsibilities arise when business collects big data?

E sendo certo que não conhecemos tudo o que se passa mais perto de nós, todavia, do que contactamos,  a diferença de fôlego é patente. Entretanto, saiu a publicação seguinte da BSR:

Disponível aqui.