Estado pode poupar milhões de euros se apostar numa maior digitalização dos serviços públicos

O Estado português pode vir a poupar entre 100 e 400 milhões de euros se adotar uma estratégia "Digital by Default". A conclusão é do estudo "Digital by Default: Impacto Económico e Fatores de Sucesso", apresentado pela Porto Business School e pelo MUDA - Movimento pela Utilização Digital Ativa.

O trabalho desenvolvido pelo Center for Business Innovation da Porto Business School, concluiu que um avanço na transformação digital apenas do lado do Governo pode trazer poupanças na ordem dos 400 milhões de euros por ano.

Apresentada no evento "Chave Móvel Digital", a pesquisa teve como base os exemplos do Reino Unido, Estónia e Dinamarca, bem como estudos internacionais de benchmarking e dados portugueses, e mostra que o impacto será ainda mais significativo se os cidadãos e as empresas forem incluídos nessa digitalização.

Partindo de uma base de transparência, confiança, inclusão, envolvimento e participação, uma estratégia de Digital by Default deverá permitir que os serviços públicos estejam disponíveis online, prontos para dispositivos móveis, fáceis de usar e acessíveis, bem como uma interligação com os cidadãos e as empresas.

Desta forma, e ainda no âmbito do mesmo trabalho, uma aceleração da transformação digital pode gerar um impacto líquido total entre os 6,5 e 10 mil milhões de euros por ano na União Europeia. Como casos de sucesso neste âmbito são referidas iniciativas como "Empresa na Hora", "Marca na Hora" e "Registo Comercial Online".

Em 2016, a APDSI acompanhou em pormenor as novidades introduzidas pelo Simplex + na simplificação administrativa e legislativa. Recorde aqui.

«É o Estado que deve garantir a confiança no mundo digital»

A APDSI realizou, a 29 de abril de 2015, a conferência intitulada “Certificação Digital: será que é para valer?”.

Na conferência, que decorreu sob a coordenação de Rafael António, responsável pelo Grupo de Informação Documental da APDSI, Joaquim Pedro Cardoso da Costa, Secretário de Estado para a Modernização Administrativa, disse que é preciso contrariar a tendência da sociedade que normalmente não confia na Administração Pública que, por seu lado, também “alimenta” desconfianças com outros organismos públicos, como os ministérios. «O Estado tem muito a fazer nessa matéria mesmo internamente», refere o Secretário de Estado que anunciou, na conferência da APDSI, os esforços que o Governo está a fazer para «desenvolver novas valências para uma maior utilização do cartão de cidadão» que garantam, acima de tudo, «segurança em todas as transações. É o Estado que deve garantir a confiança no mundo digital».

Segundo números oficiais trazidos à conferência por Joaquim Pedro Cardoso da Costa, mais de 80% da população utiliza Cartão do Cidadão mas apenas 1% dos cidadãos tira partido da valência eletrónica do documento. A chave móvel digital é, por isso, o próximo passo que o Estado pretende dar para aumentar esta percentagem, «tendo em conta a estonteante velocidade a que está desenvolver-se a evolução tecnológica», acrescenta o Secretário de Estado.

Rafael António lembrou que, hoje em dia, é o valor económico da informação que prevalece, defendendo, por isso, a desmaterialização como «o caminho a seguir mas antes é preciso garantir que há condições básicas porque se a Justiça não estiver adequada à desmaterialização, não vale a pena. A tecnologia de nada serve se a sociedade não aceitar o digital».

O professor Pedro Veiga, da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa, esclareceu que a tecnologia se baseia em infraestruturas que são geridas pelos Governos ou empresas comerciais que permitem certificar documentos, portanto «há tecnologia, há enquadramento legislativo, vontade de mudar é que não há, talvez por ignorância, por desconhecimento».

Aproveitando a temática da certificação, o professor lembrou que a utilização dos computadores por parte do cidadão comum mexe com essa questão porque «qualquer utilizador responde sempre “sim” a tudo de cada software que instala».

Ao questionar a legalidade dos certificados digitais no Portugal de hoje, a APDSI contou, também, com o testemunho de Armando Dias Ramos, da Polícia Judiciária, que exemplificou como a prova digital, informação passível de ser obtida ou extraída de um dispositivo eletrónico ou rede de comunicações, já é aceite e tida em conta em processo penal. Contudo, a prova digital ainda está dependente de despacho do juiz do processo e ainda tem muitos aspetos a melhorar: «Para a prova digital ser valorizada tem de ser assegurada a integridade dos dados e a prova é frágil, manipulável, volátil, latente, dissimulável e dependente do tempo. Na lei do cibercrime a legislação é confusa e contraditória». Armando Dias Ramos conclui que, futuramente, a prova digital levanta problemas ao nível da territorialidade.

No seguimento do mesmo pensamento, a advogada Sofia Ribeiro Branco, sócia da Vieira de Almeida & Associados, alertou para o fato de a criminalidade informática ligada à utilização da Internet estar cada vez mais intensificada. «A prova deve ser valorada em Tribunal. É preciso ter cuidado na fase inicial dos processos, quando são pedidas as provas, porque a perícia tem de ter a garantia de que os dados não foram alterados».

Numa perspetiva internacional, Francisco Aranda, do Ministério do Interior espanhol, partilhou na conferência da APDSI como vai ser o novo Documento de Identificação Digital no país. O Documento Nacional de Identidad vai contemplar «novas medidas de segurança, um novo chip, terá capacidade biométrica e um canal seguro autenticado. Há também várias entidades que vão ter interação com o novo DNI», revelou Francisco Aranda. O atual DNI tem o prazo de cinco anos para se poder ajustar às alterações da tecnologia.

Ainda assim, o representante do Ministério do Interior espanhol não escondeu as preocupações que existem como «o aumento do número de ataques, por isso há um serviço pronto a operar 24 horas para dar apoio a eventuais problemas, com especialistas em diversas áreas da criminologia disponíveis, e está prevista a colaboração com organismos internacionais e Administração Pública com ligação à cloud».

Por oposição, Gonçalo Caseiro, da Imprensa Nacional Casa da Moeda (INCM), acredita que o fim dos arquivos físicos não está à vista. «O e-learning nunca vai substituir uma universidade. O papel nunca nos vai abandonar, existe ainda muito papel a circular porque, tipicamente, assinamos papéis. As estatísticas do consumo de papel mundialmente dão conta de que continua a aumentar», apresentou Gonçalo Caseiro. Uma das soluções apontadas para contrariar os problemas que o representante da INCM anteviu, foi o recurso à digitalização com OCR, o sistema de captura automática de dados que permite que os documentos possam ser indexados e pesquisados no futuro.

Francisco Barbedo, da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, afirma que a desconfiança no digital só abrandará quando a desmaterialização for produzida num contexto com boas práticas de gestão documental que passam por saber deitar fora o que não faz falta. Em seu entender, as alterações legais também têm de ocorrer para haver o reconhecimento de repositórios digitais certificados: «Preservar tudo é uma ideia falaciosa, é preciso assegurar a legitimidade do conteúdo digital e, para isso, determinar com consciência o que queremos e podemos preservar. Temos que aprender a lidar com as opções sobre aquilo que vamos ter de deixar para trás».

O Gabinete Nacional de Segurança tem uma lista com todas as entidades autorizadas a fazer certificação digital, segundo Diogo Lacerda Machado, ex-Secretário de Estado da Justiça. «A determinação dos recursos adequados para assegurar maior proficiência deve ser o resultado e não o princípio de um conjunto de escolhas sobre os vários modos possíveis da atuação do Estado na Justiça. Uma nova política, também económica, para a Justiça supõe uma prévia reorientação e reescalonamento nas prioridades da aplicação dos recursos coletivos. Importa, por exemplo, escolher prosseguir no caminho de uma nova distribuição de competências entre o que é público e o que pode ser semipúblico e privado», conclui o antigo representante do Governo.

A conferência, intitulada “Certificação Digital: será que é para valer?”, realizou-se no Auditório da Escola Profissional Gustave Eiffel, Campus Académico do Lumiar, que também assegurou o serviço de coffe-break.

Paradoxos na gestão dos recursos do Estado - A inversão de prioridades no uso das TIC

Portugal tem vindo nos últimos trinta anos a sofrer influências da chamada “nova gestão pública”, visando a passagem de estruturas tradicionais, baseadas no estrito cumprimento de normas, actuando em monopólio, hierarquizadas e caracterizadas pela estabilidade e previsibilidade, para estruturas pós-burocráticas tendencialmente mais eficientes, actuando num ambiente de concorrência e competição entre agentes públicos e privados e num sistema orgânico orientado para o “cliente”, colocando maior ênfase na mudança, na inovação e na produção de produtos e serviços públicos. Era suposto que as antigas direcções gerais fossem sendo divididas em pequenos centros de estudo e formação de políticas públicas, que permanecessem na administração directa do estado, transferindo-se as actividades operacionais para um conjunto de serviços satélites, no âmbito da administração indirecta do estado, capazes de implementar essas políticas e preparar-se para uma possível privatização futura. Seria suposto que se tornassem claros os papéis das unidades estratégicas em relação às unidades operacionais, permitindo uma maior clarificação dos limites entre o sector público e o sector privado.
A passagem de um modelo burocrático tradicional para um modelo pós-burocrático nunca chegou verdadeiramente a acontecer em Portugal, tendo-se persistido em sinais tradicionais através da actuação centralizada e em monopólio a par de uma empresarialização fora de controlo, com unidades independentes que se foram apropriando de competências estratégicas e regulatórias, muito para além das tarefas operacionais específicas da administração indirecta estado. O XIX Governo está a ter uma prática contraditória com o modelo pós-burocrático, ao retirar autonomias aos vários níveis do sector estado, nomeadamente convertendo empresas em institutos e institutos em direcções-gerais, pretendendo deste modo vigiar de perto os recursos que estiveram fora de controlo nos últimos anos.
Quando um Governo chega ao poder, sobretudo num período de crise como este, deveria fazer algumas perguntas prioritárias, se quisesse tomar decisões com alguma objectividade: Quantos funcionários públicos temos, onde estão, que categorias, qual a idade, qual a antiguidade, quanto custam, o que fazem? Que dinheiro existe, onde está, quais os compromissos, quanto devemos? Que património possuímos, onde está, qual o valor, qual a antiguidade e estado de conservação? As respostas deveriam ser únicas, certeiras e concertadas entre os diversos organismos horizontais que seria suposto disporem de fontes de informação fiáveis e sincronizadas, capazes de responder prontamente a estas perguntas, tais como a DGO - Direcção Geral do Orçamento, a DGAEP - Direcção Geral da Administração e do Emprego Público, a DGT - Direcção Geral do Tesouro, CGA – Caixa Geral de Aposentações e a GERAP - Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da .
Desde o início dos anos 90 com o aparecimento da RAFE (Reforma Financeira do Estado) e das suas aplicações SIC e SRH, bem como da unidade de tesouraria, que se teve uma preocupação de controlo universal dos recursos da administração pública. No início da implementação do POCP / RIGORE a par da criação do SIGRAP (Sistema de Gestão dos Recursos da AP) no âmbito do Sistema de Controlo Interno, aprovado por Manuela Ferreira Leite em Janeiro de 2003, houve um reforço da preocupação no controlo financeiro de todos os subsectores do Estado onde circulavam dinheiros públicos. No domínio dos recursos humanos, a BDAP, criada no final dos anos 90 a cargo do Instituto de Gestão da Base de Dados dos Recursos Humanos da Administração Pública e mais tarde retomada em 2003 pela DGAEP e pelo II/MFAP, foi uma boa tentativa de alargar o conhecimento dos recursos humanos afectos à administração pública central, regional e local e aos serviços e fundos autónomos, ficando de fora apenas o sector público empresarial. Esta iniciativa teve também o mérito de criar normas de interoperabilidade com o SRH e outros ERP em uso no sector público, o que tornou a universalidade dos dados mais fácil e rápida de alcançar. Os últimos dados efectivos deste sistema semiautomático remontam a 2005.
Com a criação da GERAP em 2007, todo este processo de cobrir a totalidade dos recursos financeiros e humanos foi interrompido e enveredou-se por uma estratégia em sentido inverso, com uma preocupação centrada na implementação de ERP departamentais e pela venda avulsa destes serviços e aplicações aos organismos. A universalidade e a consequente gestão global dos recursos do estado deixou de ser uma prioridade, numa altura em que seria mais necessária, não apenas pelo contexto de crise, mas também devido à passagem acelerada nos últimos 10 anos dos organismos da administração directa para a administração indirecta do estado, de forma deliberada mas também descontrolada. A própria unidade de tesouraria que foi uma tónica da RAFE nos anos 90 está a ser posta em causa, como têm sido referido nos relatórios do Tribunal de Contas sobre as contas no Tesouro, que não chegam a incluir 6% das empresas públicas, desrespeitando o princípio da unidade de tesouraria imposto pela União Europeia.
Nos recursos humanos, a BDAP http://www.bdap.min-financas.pt, que seria suposto estar permanentemente actualizada, teve a sua última actualização a 6 de Julho de 2007, pouco tempo depois da criação da GERAP. Nos recursos financeiros e patrimoniais, foi também suspenso em 2007 o SIGRAP – Sistema de Informação de Gestão dos Recursos da Administração Pública, criado no âmbito do Sistema de Controlo Interno durante o período de Manuela Ferreira Leite. A estratégia de adopção de um sistema ERP único para toda a administração pública gerido pela GERAP, fez esquecer a necessidade de criar condições de interoperabilidade entre os sistemas departamentais existentes e o sistema central. O “negócio” da GERAP ofuscou completamente a gestão global dos recursos do estado, passando a ser uma “agência de vendas” de pacotes SAP, à procura de um “mercado” sem fim à vista. A GERAP, para além de não ter cumprido o seu papel, quase destruiu a DGAEP e o Instituto de Informática e abalou seriamente o funcionamento da DGO. É fácil ser “Fornecedor” quando os “Clientes” são obrigados a comprar e quando quem devia regular este “mercado” é desautorizado e fragilizado nas suas competências (DGAEP, DGO, etc.).
Está-se a olhar para algumas árvores do nosso quintal em vez de se ver a totalidade da floresta do nosso território e infelizmente confunde-se autonomia e desorçamentação com descontrolo dos recursos do estado. É preciso inverter quanto antes este caminho: A aposta deverá centrar-se na criação de mecanismos de interoperabilidade entre a diversidade dos sistemas locais e os sistemas centrais suportados na concertação semântica e em ferramentas adequadas de business intelligence.
O conceito de Serviços Partilhados, introduzido em 2005 na gestão dos recursos da administração pública pelo Instituto de Informática, foi totalmente deturpado pela GERAP, passando a ser uma apropriação centralista e autoritária de recursos sem qualquer regulação institucional ou de mercado. Desde 2007, todas as atenções e prioridades se viraram para a “venda” em monopólio de ERP locais e espaço de computador, num exercício de autolegitimação para impressionar o poder político, que busca desesperadamente soluções para a redução do défice.
Qualquer empresa portuguesa na área dos sistemas de gestão (ERP) está impedida de vender serviços ao estado, a não ser que seja SAP. Em benchmarkings recentes a GERAP apresentou custos que vão para além do dobro dos custos de outras soluções disponíveis no mercado português e os prazos para instalação do GeRFiP e do GeRHuP vão para lá dos dois anos, por incapacidade manifesta de resposta às solicitações dos organismos. O estado está, através da GERAP, a concorrer directamente com o sector privado, viciando o jogo através da reserva de normas de interoperabilidade semântica, que deveriam ser totalmente públicas e transparentes, bloqueando a fluidez dos dados entre os vários sistemas locais e a camada estratégica dos sistemas centrais e impedindo o funcionamento em tempo real da gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais do estado, de suporte fiável às políticas públicas em curso.
Como vai ser possível ter rigor na Governance e no controlo global dos recursos da administração pública? Como se vão fazer os próximos Orçamentos? Como se vai fechar a Conta? Quantos são os trabalhadores do estado? Como gerir as carreiras de pessoal e responder às pressões corporativas em tempo de crise? Qual o valor patrimonial do estado? Para quando uma balanço do estado? Para quando o controlo efectivo da Despesa Pública?

Texto publicado a 10 de Janeiro de 2012 no TeK.Sapo

É interessante ver a este propósito o estudo elaborado pelo actual ministro Vitor Gaspar, enquanto economista do Banco de Portugal em 2006 "EXCESS BURDEN AND THE COST OF INEFFICIENCY IN PUBLIC SERVICES PROVISION"

Preparando o Forum da Arrábida - Manuel Castells e o Wikileaks

Alcançámos o 1º Lugar na Europa em e-Gov!!!

Com a divulgação ontem do Benchmarking do e-Government na Europa de 2009 , promovido pela União Europeia, Portugal alcançou o Primeiro Lugar, quer em Disponibilização de Serviços Online, quer em Sofisticação.

Vejamos o quadro global da Disponibilização de Serviços Online


Para nos recordarmos dos 20 serviços básicos medidos pela UE:

Serviços para o Cidadão

• Pagar contribuições para a Segurança Social
• Procura de emprego
• Documentos pessoais – Carta de condução
• Registo de automóveis
• Licenças de construção
• Documentos pessoais – B.I.
• Documentos pessoais – Passaporte
• Informar alteração de morada
• Certidões de nascimento e casamento – Pedidos e fornecimentos
• Reportar ocorrência ou denúncia de um crime
• Entregar declaração fiscal
• Bibliotecas públicas – Acesso aos catálogos

Serviços para a Empresa

• Registo de Empresas
• Impostos IRC – Declarações e Notificações
• Impostos IVA – Declarações e Notificações
• Segurança Social – Contribuições
• Alfândegas – Declarações
• Ambiente – Licenças e relatórios
• Aquisições Públicas
• Estatísticas – Envio dos dados

e o quadro global da Sofisticação


Eis pois a nossa evolução:


Aspectos ainda a melhorar: Usabilidade e Acessibilidade

Estaremos à beira de uma nova "Reinvenção da Roda"?

No debate com os Partidos Políticos organizado pela APDSI, que teve lugar no passado dia 15, verificou-se mais uma vez a tentação para uma apropriação partidária (Politics) do que deveria ser um desígnio nacional (Policy) para mobilizar a transformação do Estado, a inclusão social, o desenvolvimento económico, a melhoria das competências, etc.
A apropriação partidária de algo que deveria ser consensual acarreta descontinuidades e reinvenções da roda em cada legislatura que passa.
O PSD entendeu no debate que a Sociedade da Informação começou verdadeiramente em 2002 com a criação da UMIC e o PS considera a importância do Plano Tecnológico na agenda política do Governo.
Quem como eu já está na administração pública há 38 anos e vai para o 25º Governo, tem necessidade de lembrar que o Livro Verde para a Sociedade da Informação foi aprovado pelo Governo e pela Assembleia da República em 1997, que o Infocid enquanto iniciativa pioneira de e-Government, faz este ano o 20º aniversário e que o Bilhete de Identidade foi informatizado em 1971 e o início da mecanografia nos impostos e no orçamento foi em meados dos anos 50.
Não é preciso apenas ter memória, é necessário garantir a continuidade de um processo de transformação que se iniciou há mais de 50 anos e em que os portugueses souberam estar sempre na primeira linha.
Ainda existem muitas corridas de fundo a salvaguardar, como o Cadastro Geográfico multi-funcional, a integração de processos “end to end” entre os vários ministérios e entre os vários níveis de governação, a criação de uma arquitectura organizacional, semântica e tecnológica que permita a desmaterialização e aceleração de processos para uma verdadeira administração em tempo real, as representações únicas de pessoas, empresas, veículos e território do nosso país, etc.
Estes desafios devem ser continuados e geridos para além do tempo de cada Legislatura e para além do espaço de cada departamento, ministério ou nível de governação.
Vamos ver o que acontece a partir do dia 27

Para quando um CIO do Estado?

Há mais de três anos que venho lançando o debate em torno do papel do CIO (Chief Information Officer) no Estado.
Trata-se de um papel verdadeiramente paradoxal, uma vez que, ao mesmo tempo que deverá ser capaz de participar e influenciar as estruturas políticas em cada momento, terá de ser capaz de ultrapassar as barreiras do tempo (sobreviver às mudanças de Legislatura) e ultrapassar as barreiras do espaço, ou seja da tutela em que se encontra integrado, mantendo uma visão holística do sistema de informação do Estado.
As funções de governação (Governance) dos SI/TI não são iguais em todas as organizações, pois dependem da fase de maturidade em que se encontram os gestores dos recursos informacionais e das tecnologias que lhe dão suporte, as quais tanto podem ser asseguradas por solucionadores reactivos de problemas centrados nas tecnologias, do tipo CTO, como por autênticos CIO que são capazes de agir proactivamente e influenciar a transformação do negócio através da utilização adequada dos SI/TI, de forma co-optada com os seus pares nos níveis mais elevados da gestão e da governação.Os CIO podem percorrer cinco estágios de maturidade ou de credibilidade segundo o grau de confiança e aceitação que as respectivas estruturas e funções merecem perante os mais altos níveis de governação. A gestão dos SI/TI inicia-se quase sempre em fases segregadas de incerteza e cepticismo, aspirando a conquistar progressivamente fases mais maduras de aceitação e confiança, para finalmente atingir o respeito por parte de todos os seus pares e em particular por parte da direcção de topo, que, no caso das administrações públicas, é o próprio Governo.Associadas a cada um destes estágios, podemos encontrar percepções e formas de gestão diferenciadas, progressivamente mais comprometidas com a organização como um todo.
Há medida que se vai progredindo na maturidade da gestão dos SI/TI estes passam a ser capazes de acrescentar cada vez mais valor ao negócio e em contrapartida merecer a aceitação e o reconhecimento de todos os parceiros envolvidos.
Por tudo isto, precisamos de um CIO do Estado que seja capaz de exercer funções de soberania, com força, credibilidade e independência suficientes, para ultrapassar as barreiras Legislativas (Tempo) e as barreiras ministeriais (Espaço).
De acordo com a legislação vigente e os princípios do PRACE, a estrutura executiva de suporte deverá ser uma Direcção Geral (Administração Directa do Estado) com as mesmas características de força, credibilidade e independência do CIO e não uma agência, empresa ou qualquer outra entidade da Administração Indirecta do Estado.