A APDSI realizou ontem a “Conferência
Gestão Documental e Governança da Informação - O Debate necessário” que
coincidiu com a apresentação do estudo “Gestão
Documental na Governança da Informação” da autoria do Grupo de Informação
Documental (GID) da APDSI.
A conferência juntou
quase três centenas de participantes na Torre do Tombo, em Lisboa, cumprindo
com o objetivo principal da Associação que pretende colocar na agenda dos
decisores da administração pública e da generalidade das empresas nacionais a importância
da gestão nos recursos documentais.
Com o aumento da
informação não estruturada no seio das organizações e com o recurso cada vez
mais recorrente à cloud, a APDSI está
preocupada com a manutenção da informação que circula atualmente, quer em
papel, quer em suporte eletrónico. Mas para que a desmaterialização de
documentos e processos seja feita e assegurada com segurança, a Associação
alerta para o cumprimento do MoReq 2010,
um “Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrónicos” que, nesta sua
mais recente versão de requisitos modulares para gestão documental, pretende
garantir que apenas os serviços essenciais sejam capazes de satisfazer os requisitos
de qualquer organização, sendo os requisitos específicos de cada uma das
organizações incorporados em módulos separados.
O caderno normativo
para a gestão documental é da autoria de Jon
Garde, vice-presidente do DLM Fórum, que, na conferência da APDSI, começou
por lembrar que devemos aceitar que não podemos guardar toda a informação.
Devemos sim, em vez disso, saber escolher
o que pode ser deitado fora e o que deve ser preservado. «Não podemos
resolver estes problemas individualmente mas sim juntos. Os documentos devem
poder migrar de sistema em sistema se tivermos a intenção de os preservar por
100 anos», afirmou Jon Garde.
Mantendo
intactas as características originais de um determinado registo, como a autenticidade,
confiabilidade, integridade e usabilidade, o responsável pela Fundação “Document
Lifecycle Management” defende que é preciso avançar em relação ao muito popular
pdf e preservar os documentos em html e java, por exemplo: «Os registos têm de se juntar numa espécie de
“atomic record”, algo que crie um documento único com registos em metadata e permita refazer a história
desse documento que estará sempre a crescer». A primeira
versão do MoReq data de 2001 e neste momento já se caminha para a versão 2015 «com
novos módulos, plug ins, extensões, novos
serviços e maior integração». A implementação open source é, segundo Jon Garde, um dos objetivos a alcançar.
Rafael António, coordenador do GID da
APDSI, introduziu o estudo com um apelo no sentido de que «a tecnologia não
pode mais ser considerada isoladamente, tem que ter a componente processual,
organizacional e social. Os sistemas têm que passar de gestão documental para
preservação digital. É preciso articular as duas gestões de forma harmoniosa».
Segundo explicou
o coordenador do grupo de trabalho, na origem da elaboração do estudo esteve
precisamente o fato de haver interpretações diferentes sobre o que é gestão
documental, gerando a necessidade da criação de um léxico comum. «Não é um
trabalho científico; o estudo tem em vista aprender com as boas práticas, por
isso qualquer um pode participar e contribuir para o seu enriquecimento
futuro», apresentou Rafael António. O estudo, distribuído aos presentes na
conferência e disponível em versão digital no sítio na web da APDSI, está
agrupado em três partes: gestão documental, gestão por processos de negócio e preservação
digital de documentos.
Houve também a preocupação de perceber se a lei obriga a ter esse cuidado especial
com os documentos. Nesse sentido, Paulo
Ferreira, também do GID, apresentou o levantamento que foi feito sobre a
legislação criada nos últimos 20 anos para a gestão documental. Para o GID o quadro legal existente carece de uma nova
forma de olhar para os documentos enquanto ativos fundamentais da Sociedade da Informação.
Para isso, o grupo sugere a designação de uma entidade com poderes
sancionatórios: «Enquanto as pessoas não perceberem que não podem deitar fora
documentos com três anos ou menos de idade, enquanto não mudarmos esta maneira
de olhar para a documentação, vamos sempre ultrapassar os limites. É preciso
perceber que o documento é o resultado de um processo de criação».
António Monteiro, outro membro do GID que contribuiu
para o estudo,
referiu-se à gestão por processos de negócio (BPM) englobada nas suas seis dimensões:
a estratégia, a governação, os métodos, as tecnologias, as pessoas e a cultura,
para identificar, desenhar, executar, monitorizar, avaliar e otimizar os
processos de negócio para atingir resultados consistentes e alinhados com
objetivos da organização. Para António Monteiro, o arquivo de preservação digital vai estar sempre presente em qualquer
fase de qualquer processo de compra. A integração técnica e semântica é, no
entender deste membro do GID, «fundamental para se otimizar o processo de integração
dos dados entre os vários sistemas. Atualmente são necessárias várias
intervenções de várias áreas e esses vários processos implicam três ou quatro
logins em três ou quatro sistemas diferentes quando na prática só estamos
envolvidos num único processo».
Estas “burocracias
informáticas” podem ter origem no próprio enquadramento organizacional como
defende Beatriz Guimarães, do GID,
que considera que «a gestão documental
parte de uma visão empresarial do que é um projeto. Com a cada vez maior
necessidade de gerir grandes quantidades de informação, a falta de gestão
documental origina problemas de perda de informação e aumenta a dificuldade de
acesso». O contexto português está, de acordo com a apresentação de Beatriz
Guimarães, desadequado das necessidades reais do sistema: «Noto que há falta de
reconhecimento da importância desta área para os gestores e falta de recursos
humanos com formação. É urgente garantir a gestão de todo o ciclo de vida dos
documentos e não apenas na fase ativa do documento, ou seja, daquilo de que
estamos a precisar neste momento». Para que esta realidade se possa inverter,
os gestores das organizações têm de estar mais sensíveis a este assunto: «A gestão
documental tem muito a ver com as pessoas que têm que perceber o que vão ganhar
com isto. Por vezes esta é a parte mais difícil, o conseguir fazê-las ver que
podem cruzar informação e em que medida isso vai facilitar o trabalho no dia-a-dia»,
conclui Beatriz Guimarães.
Hugo Sousa Nunes, o outro elemento do
GID que contribuiu para o estudo, está preocupado com aquilo que está a ser
feito atualmente em termos de preservação documental que «pode não ser
suficiente. Hoje em dia é fácil produzir e chegar à informação. A Era em que
estamos permite-nos chegar em segundos a informação que há uns anos nos levaria
dias a obter. Isto só é possível porque a informação existe mas os novos
ambientes digitais são propícios a que subsista sempre um risco óbvio: o buraco
negro do séc. XX na recolha digital do conhecimento». Selecionar quem tem acesso à informação, pode ser, segundo o ponto de
vista manifestado por Hugo Sousa Nunes, o primeiro passo rumo à preservação da
informação.
Ainda na parte inicial da conferência ficou a assunção do compromisso, por
parte da Agência para a Modernização Administrativa (AMA), de aprofundar o
trabalho já iniciado com a DGLAB - Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas
no âmbito da iniciativa Europa 2020. Para Paulo
Neves, da AMA, só se consegue desmaterialização e interoperabilidade «quando
não se pensar apenas nos documentos mas sim nos processos de trabalho».
Francisco
Barbedo, da DGLAB, reconhece que a questão da gestão
documental, «não sendo um problema eminente, foi sendo adiado mas agora começa
a afetar fortemente as organizações». Francisco Barbedo insiste numa alteração
dos mecanismos de trabalho diário reconhecendo que esta é uma medida que «carece
de persistência».
Luís
Vidigal, da Direção da APDSI, falou sobre o Enterprise
Content Management (ECM) que, segundo o modelo AIIM - Association for Information
and Image Management, é constituído por estratégias, métodos e ferramentas utilizadas
para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos
relacionados com os processos organizacionais. Luís Vidigal diz que ao
seguirmos este modelo «passamos a ter poder sobre os fluxos de informação e a
capacidade de torná-los mais transparentes».
Já segundo o modelo da Gartner, o ECM é utilizado para criar, armazenar, distribuir,
pesquisar, arquivar e gerir o conteúdo não estruturado (como documentos
digitalizados, emails, relatórios, imagens médicas e documentos de office) e,
finalmente, analisar a utilização para permitir que as organizações forneçam conteúdos relevantes aos utilizadores onde
e quando eles precisem. «Estamos sempre conectados e constantemente a criar
documentos e devíamos estar a acautelar a preservação de tudo isto. A Internet
das coisas são precisamente documentos que passam a ter vida própria. Isto já está
a acontecer», refere Luís Vidigal.
No campo dos casos de
implementação, Ricardo Riquito, da AIRC,
reforçou a mensagem transmitida durante boa parte da conferência da necessidade
de mudanças «estruturais e de regulação a fim de se obter maior rigor,
eficiência e sustentabilidade».
Fernando Bernabé, da Glintt, partiu do caso
concreto de um dos seus clientes para mostrar como é possível «orquestrar o
processo de negócio através da reutilização da informação já pedida uma vez ao
cliente».
Para Joana Barroso, da Quidgest, resolver a
desorganização de arquivos físicos ou digitais, passa pela «implementação de
uma gestão documental de sucesso que deve começar pelo diagnóstico e análise de
necessidades, análise do contexto da organização através de entrevistas e caracterização
da documentação. Temos que perceber quais as rotinas dos circuitos documentais
e só depois implementar um novo processo de gestão documental acompanhado da
elaboração de um manual de procedimentos».
Nuno Serra, da Unisys, mostrou como a
empresa encontrou iniciativas transversais para várias organizações em simultâneo,
através da ferramenta “Fabasoft”, «a única no mercado com certificação MoReq»,
explicou.
João Brito diz que na VILT os utilizadores
finais estão envolvidos no desenho da solução. «Se as pessoas fizerem parte da
solução, a solução é também um pouco delas», alertou João Brito que também se
referiu à segurança dos documentos mesmo quando são transportados para fora da
organização.
A última parte da
conferência da APDSI foi reservada ao debate,
moderado por Ana Neves, no qual cada um dos representantes das empresas
respondeu a problemas concretos apresentados previamente por alguns dos membros
do público. A conferência e apresentação do estudo decorreram no Auditório da Torre
do Tombo, Lisboa, a que a APDSI chama de “casa dos arquivos”.
